Przewodnik po module Dziekanat*Kartoteka

Chcielibyśmy zapoznać Państwa z możliwościami programu, jego cechami i walorami użytkowymi. Ze względu na rozmiary i złożoność programu, przedstawienie wszystkich jego możliwości w formie stron WWW, nie jest możliwe. Podstawowy moduł systemu, przeznaczony dla kierownictwa wydziału i pracowników dziekanatu, składa się z ponad 190 formularzy ekranowych (okienek dialogowych) służących do wykonywania szeregu operacji i drukowania dokumentów. Poniżej przedstawiamy zatem zaledwie kilka formularzy ekranowych i prezentujemy tylko nieliczne cechy użytkowe systemu Sokrates*Dziekanat.

Kartoteka studentów Lista studentów Składy grup dziekańskich Wydawanie zaświadczeń Odpłatność za studia

Plan studiów Wzór wpisu do indeksu Obciążenia dydaktyczne Struktura studiów Oceny i zaliczanie semestru Przebieg studiów studenta

Świadczenia socjalne Lista wypłat socjalnych Ewidencja kandydatów na studia Ranking świadectw Egzaminy wstępne pisemne Katalogi miast, szkół, itp.

Moduł formularzy i raportów to podstawowy moduł systemu przeznaczony dla kierownictwa wydziału i pracowników dziekanatu. Podczas uruchamiania programu, pracownik proszony jest o wprowadzenie nazwy użytkownika i hasła, które są weryfikowane przez system zarządzania bazą danych Oracle i na tej podstawie następuje dołączenie użytkownika do bazy danych. Uprawnienia i kompetencje każdego użytkownika określa kierownik administracyjny dziekanatu za pomocą specjalnej aplikacji.

Po uruchomieniu programu użytkownik ma do dyspozycji wielopoziomowe, rozwijane menu, z którego za pomocą myszki może wybrać potrzebną mu aplikację. Dostępne są dwa rodzaje aplikacji: 1) formularze ekranowe, za pomocą których można wprowadzać nowe informacje do bazy danych, przeglądać i wyszukiwać informacje w bazie danych oraz wykonywać wiele operacji w sposób automatyczny, 2) raporty, za pomocą których użytkownik może sporządzać wydruki zaświadczeń, list, protokołów i różnych dokumentów.

Formularz Kartoteka studentów umożliwia przeglądanie pełnych informacji o studentach, dopisywanie nowych studentów i nanoszenie poprawek w istniejącej karcie studenta. Oprócz najważniejszych danych studenta, widocznych zaraz po uruchomieniu formularza, można w każdej chwili wyświetlić dodatkowe informacje o dotychczasowym przebiegu studiów, przyznanych świadczeniach socjalnych, wymaganych opłatach i dokonanych wpłatach.

Studentów można wyszukiwać na podstawie dowolnych kryteriów, takich jak np. numer albumu, nazwisko, miasto, szkoła, kierunek, grupa, semestr studiów, stan studenta, itd. Na przykład, aby wyszukać studenta o numerze albumu 12345, wystarczy nacisnąć klawisz [F11] (chcemy wprowadzić kryteria wyszukiwania), wpisać 12345 do pola z numerem albumu i nacisnąć [F12] (chcemy wyszukać studenta) i w tym momencie wyświetlane są w polach formularza pełne dane wyszukanego studenta. Jeśli wprowadzone kryteria spowodują znalezienie w bazie danych więcej niż jednego studenta (np. szukamy studenta o nazwisku "Kowalski", na drugim semestrze studiów, a takich studentów jest sześciu) to po naciśnięciu [F12] zostanie wyświetlona karta pierwszego studenta, a karty kolejnych studentów można przeglądać za pomocą klawiszy kursora [W dół] i [W górę]. Tego typu wyszukiwanie danych dostępne jest we wszystkich formularzach ekranowych.

Aby dopisać nowego studenta wystarczy nacisnąć [Alt][Insert], wpisać dane studenta do pustych pól formularza i zatwierdzić operację klawiszem [F4]. Podczas dopisywania nowych studentów i modyfikacji danych istniejących studentów dostępne są w wielu miejscach formularza katalogi (np. katalogi miast, szkół średnich, WKU, kierunków, itp.), które odciążają użytkownika od konieczności wpisywania danych z klawiatury. Na przykład, raz wpisaną szkołę średnią, można później wielokrotnie wykorzystywać podczas wprowadzania kolejnych studentów. Dopisywanie danych realizuje się w ten sam sposób we wszystkich formularzach ekranowych. Uwaga: danych studentów nie trzeba w ogóle wpisywać w tym formularzu jeśli system Sokrtates*Dziekanat został użyty do przeprowadzenia rekrutacji na studia. Kartoteka studentów jest wówczas wypełniana automatycznie na podstawie listy przyjętych kandydatów.

Lista studentów

Formularz Lista studentów jest prostym ale bardzo użytecznym i często używanym formularzem ekranowym. Za jego pomocą można wyświetlać różnorakie listy studentów według zadanych parametrów. Na przykład, można wyświetlić listę studentów z danego kierunku i semestru studiów, listę skreślonych studentów studiów zaocznych, wszystkich studentów o nazwiskach rozpoczynających się od litery "Ż", skład osobowy wybranej grupy dziekańskiej, itp.

Dla każdego studenta z wyszukanej listy, można wyświetlić jego pełne dane, informacje o przyznanych świadczeniach socjalnych, informacje o uzyskanych ocenach i zaliczeniach, oraz wykonać różne operacje dotyczące tego studenta (np. skierować go na powtarzanie semestru). Następnie, można wrócić do wyszukanej wcześniej listy studentów, wskazać kursorem innego studenta i wykonać również dla niego zbiór różnych operacji.

Składy grup dziekańskich Składem grup dziekańskich (studenckich) można zarządzać za pomocą formularza "Skład grupy dziekańskiej". Po wskazaniu semestru studiów i symbolu grupy, wyświetlony zostaje jej skład osoby. Wskazanego studenta można usunąć z grupy lub przenieść do innej grupy. Do aktualnie wybranej grupy można zapisywać nowych studentów. Studentów, którzy nie są zapisani do żadnej grupy, na przykład po zakończonym procesie rekrutacji na studia, można automatycznie zapisywać do grup dziekańskich zgodnie z wprowadzonymi wcześniej limitami osób w jednej grupy.

Skład grupy studenckej można drukować w dwóch wersjach: skład grupy, jaki obowiązuje w aktualnie trwającym semestrze skład grupy na następny semestr, tzn. po uwzględnieniu studentów skierowanych na powtarzanie semestru, repetentów dochodzących do grupy, osób wznawiających studia i przeniesionych z innych uczelni.

Wydawanie zaświadczeń

Program pozwala na automatyczne drukowanie następujących zaświadczeń: dla WKU, dla ZUS, na życzenie studenta, oraz następujących zawiadomienień: dla studenta o skreśleniu, dla studenta o rezygnacji, dla studenta o skierowaniu na powtarzanie, dla WKU o skreśleniu / rezygnacji / wydaleniu / przeniesieniu, dla WKU o ukończeniu studiów oraz zbiorcze listy dla WKU o nowych studentach i absolwentach.

Treść zaświadczeń i zawiadomień może być dowlna. Nie jest ona "sztywno" pamiętana w programie, ale przechowywana w dokumentach tekstowych w określonym katalogu na twardym dysku. Użytkownicy mogą zatem zmieniać treść dokumentów korzystająć z dowolnego edytora tekstu, jak np. Notepad, Wordpad lub Word. W trakcie drukowania zaświadczenia, jego treść jest odczytywana z przygotowanego dokumentu tekstowego, wskazane przez użytkownika miejsca w dokumencie są wypełniane danymi odczytanymi z bazy danych i taki dokument, adresowany personalnie do określonego studenta drukowany jest na drukarce.

Zaświadczenia można drukować pojedyńczo dla wskazanego studenta lub w sposób zbiorczy dla wybranej grupy studentów. Ponadto, niestandardowe zaświadczenia, zawiadomienia i dokumenty dotyczące studentów można wygodnie sporządzać za pomocą programu MS Word, z doinstalowanym modułem WE systemu Sokrates*Dziekanat, wstawiając dane studentów z bazy danych, bezpośrednio do przygotowanego wcześniej wzoru dokumentu.

Studentowi, który dokonał wymaganej wpłaty, można automatycznie wydrukować fakturę. W zależności od odbiorcy dokumentu istnieje możliwość sporządzenia rachunku uproszczonego (dla studenta) lub faktury (np. dla zakładu pracy opłacającego studia).

Następna strona...

Strona domowa